Atma Coaching

Mark werkt al 7 jaar als Applicatiebeheerder op de ICT afdeling van een Gezondheidszorg instelling. En nog altijd heeft hij problemen met het programmeren van de, door de gebruikers aangegeven, gewenste wijzigingen in de applicaties.

 

Tijdens functioneringsgesprekken met de leidinggevende gaat het daar dan ook over. “In het in detail uitwerken van de wijzigingen in de applicaties daar ben je niet zo goed in, je maakt daar regelmatig fouten in. Ook in het testen van de doorgevoerde wijzigingen zie je wel eens wat over het hoofd. Op die onderdelen van de functie scoor je onvoldoende. Het is zaak dat je dat deel gaat ontwikkelen. Misschien is het goed een cursus Testen voor Applicatiebeheerders te gaan doen. Aan de andere kant ben je heel goed in de contacten met de eindgebruikers. Je weet erg goed te achterhalen wat de wensen van de eindgebruikers zijn en de oplossing in een functioneel ontwerp uit te werken. Ook in trainingen voor de implementatie van een nieuwe applicatie, weet je de functionaliteiten van de applicatie goed over te brengen aan de eindgebruikers.“

 

Mark is gewoonweg niet goed in het in detail uitwerken van oplossingen of het opsporen van wat er in een applicatie niet goed werkt. En daar zal hij ook nooit goed in worden omdat dit eenvoudigweg geen talent van hem is. Het volgen van een cursus Testen voor Applicatiebeheerders daar maak je Mark niet blij mee. Hij voelt zich daar niet op zijn plaats. En hoe hard Mark er ook aan werkt om het in detail uitwerken en testen van wijzigingen in applicaties onder de knie te krijgen, zijn beoordeling zal hooguit van de onvoldoende schaal 1 naar een 2 gaan.

 

Op het moment dat er geen goede functiematch is van de competenties benodigd voor de functie op de talenten en kwaliteiten van de medewerker gaat de 80-20 % regel op. 80% van Mark´s werkinspanning en energie gaat naar de 20% benodigde competenties van de functie waar Mark niet goed in is. Blijft er maar 20% aan Mark´s inspanning en energie over voor de 80% van de functie waar Mark wel erg goed in is, goed in functioneert en oplevert.
Dat betekent een verlies zowel voor het bedrijf als voor Mark. En daar bovenop het verspilde bedrag aan de cursus Testen voor Applicatiebeheerders.

 

Omdat Mark goede contacten heeft met de eindgebruikers, vertrouwen zij hem informatie toe. Zo krijgt hij te horen wat de gebruikersafdelingen over Applicatiebeheer binnen de ICT afdeling zeggen. Applicatiebeheer heeft een ‘niet zo goed’ imago binnen de Gezondheidszorg instelling. Eindgebruikers noemen de applicatiebeheerders gebruikersonvriendelijk, dat ze niet goed luisteren naar de wensen van de eindgebruikers en geen goed werk leveren.

 

Mark heeft 3 collega applicatiebeheerders en samen beheren ze alle draaiende applicaties binnen de Gezondheidszorg instelling. Elke applicatiebeheerder heeft een aantal applicaties onder zijn of haar hoede. En voor die applicaties voeren ze alle werkzaamheden van a tot z uit. Dus op het moment dat een gebruikersafdeling een wens of functionele wijziging op een applicatie heeft, komt dit binnen bij de betreffende applicatiebeheerder. Hij of zij inventariseert de wens, zorgt ervoor dat deze in de releaseplanning wordt opgenomen, maakt een globaal en detail functioneel ontwerp, programmeert en test de wijziging, communiceert de wijziging vervolgens terug naar de eindgebruiker en begeleidt de eindgebruiker bij test en implementatie.

 

Uit de talentenanalyse blijkt dat de collega applicatiebeheerders van Mark erg goed zijn in detail uitwerken en programmeren van wijzigingen. Waar Mark details over het hoofd ziet, weten zijn collega’s dit haarscherp aan te wijzen. Waar de collega’s van Mark soms een wijziging doorvoeren waardoor er in een ander deel van de applicatie, de zaak totaal in de soep draait. Heeft Mark bij een aangegeven wens goed door waar en welke consequenties dit heeft in een ander deel van de applicatie.

 

Bij het aangeven van de wens door de eindgebruiker vraagt Mark door. Vraagt hij naar het achterliggende probleem in het werkproces van de eindgebruiker en komt zo vaak tot een geheel andere wijziging in de applicatie dan in eerste instantie vanuit de aangegeven wens. Zijn collega’s hebben de neiging de aangegeven wens van de eindgebruiker direct over te nemen en de wijziging in de applicatie door te voeren.

 

Door de werkproces- en organisatie inrichting binnen Applicatiebeheer
90 graden te draaien, levert dit meer rendement op en meer werkplezier voor de applicatiebeheerders. Mark is zich gaan verdiepen in de functionaliteiten van de belangrijkste applicaties die in beheer zijn bij de andere 3 applicatie-
beheerders. Vanuit de gebruikersafdelingen is Mark het aanspreekpunt voor wensen en functionele wijzigingen voor al deze applicaties. Mark spreekt deze wensen met de eindgebruikers door, zorgt ervoor, in samenspraak met de andere applicatiebeheerders, dat deze in de releaseplanning worden opgenomen en hij maakt een globaal ontwerp van de wensen en functionele wijzigingen.
De applicaties die in beheer bij Mark waren, zijn verdeeld onder de andere applicatiebeheerders. Zij hebben zich de kennis van het ontwerp en de programmatuur van deze applicaties eigen gemaakt. Op aangeven van het globale ontwerp van Mark, voeren de andere applicatiebeheerders de wijzigingen in het detail ontwerp en de programmatuur door. Vervolgens neemt Mark contact met de eindgebruiker op om hem of haar te begeleiden met het testen en implementeren van de doorgevoerde wijziging.

 

Het is even wennen aan de nieuwe werkwijze. Zowel voor Applicatiebeheer als voor de gebruikersafdelingen. Na een tijdje worden projecten op een makkelijkere manier, binnen tijd en budget gerealiseerd. Het levert meer rendement op. En het geeft meer werkplezier voor de applicatiebeheerders omdat zij meer van hun tijd besteden aan werk waar ze het talent voor hebben.

 

Dit is in het klein een voorbeeld van wat Atma Projecten & Coaching op grotere schaal voor mensen en organisaties kan doen.

Kijk voor meer informatie bij de projecten voor Organisatie ontwikkeling.

 * Mark is een fictief gekozen naam.

 

© 2010 Lydia Atema van Atma Projecten & Coaching, alle rechten voorbehouden.

 

WIL JE DIT ARTIKEL GEBRUIKEN IN EEN TIJDSCHRIFT, NIEUWSBRIEF OF OP EEN WEBSITE? Dat kan, zolang je dit artikel met de volgende ondertitel en een werkende link naar de website van Atma Projecten & Coaching opneemt: “Door Lydia Atema van Atma Projecten & Coaching. Ga naar www.atmacoaching.nl voor het aanvragen van de gratis ‘Tips en oefeningen voor (nog) meer plezier in je werk’. “